بهترین نرمافزار حسابداری تجارتهای کوچک
با کمک یک سرویس حسابداری آنلاین حسابهای خود را ذخیره کنید
امروزه، 30 سال پس از معرفی اولین اپلیکیشن حسابداری برای کامپیوتر، در این زمینه با هیچ کمبودی مواجه نیستیم. امروزه تمام اپلیکیشن های حسابداری ابری هستند، بنابراین هنوز هم میتوانید از نرمافزارهای کامپیوتری استفاده کنید. بهطورکلی امروزه اغلب اپلیکیشن های حسابداری آنلاین بوده و به دلیل در دسترس بودنشان در دنیای اینترنت، و سادگی و ارتقای آنها، بهراحتی میتوانیم آنها را مورداستفاده قرار دهیم.
در اینجا نرمافزارهایی را به شما معرفی میکنیم که برای تجارتهای کوچک مناسباند، اما تجارتهای بزرگ و پیچیده، با کارمندان زیاد هم میتوانند از آن استفاده کنند. همچنین سرویسهای موردنیاز فریلانسرها را نیز به شما معرفی خواهیم نمود. گزینههای جدیدتر مانند ZipBook در حال افزایش امکانات خود هستند، درحالیکه وبسایتهای قدیمیتر مانند QuickBooks Online به میزان مورداستفاده بودن آن بستگی دارد. حسابداری دوطرفه یک سیستم پیچیده است که قوانین زیادی دارد، بنابراین باید یک سیستم قابلاستفاده را به کار ببرید.
یک سرویس حسابداری آنلاین چهکاری انجام میدهد؟
اگرچه هرکدام از این اپلیکیشن ها ویژگی و امکانات خود را دارند اما ویژگیهای مشترکی نیز در آنجا دیده میشود، مانند:
- استفاده آسان و جهتیابی. اپلیکیشن های حسابداری ابری بسیار خوب به نظر میرسند. آنها همانند انواع مختلف سرویسهای آنلاین گرافیک چندان بالایی ندارند اما این مسئله آنقدر هم مهم نیست. گرافیک زمانی مهم است که به کار بیاید، بهخصوص در نمایش چارت و نمودار و فرم صورتحساب. وارد کردن اطلاعات و جهتیابی، به همراه لیستهای آمار، آیکون و کلیدهای مختلف، جاهای خالی و نوار ابزار، همگی از نرمافزارهای دسکتاپ، گرفته شده است.
- طرح اشتراکگذاری. نرمافزارهای کامپیوتری معمولاً هزینه بالایی دارند و حتی ممکن است با پرداخت این هزینهها بازهم این نرمافزارها به کارتان نیاید، همچنین باید پس از 12 ماه آنها را به روز کنید. در نمونه آنلاین آن باید به ازای استفاده بهایی را پرداخت نمایید. بهطورکلی میتوانید با نسخه آزمایشی حساب کاربری ساخته و سپس ماهیانه مبلغی حدود 5 تا 70 دلار پرداخت کنید. همچنین لازم نیست به قرارداد خاصی پایبند باشید. همچنین تمام آپدیتها بهطور خودکار انجام شده و تمام اطلاعاتتان در سیستم ابری حفظ میشود. البته اگر این سرویس (یا اتصال به اینترنت) از بین برود، شانسی نخواهید داشت.
- چندین نسخه. برخی از بهترین نرمافزارهای حسابداری وبسایتها بیش از یک سرویس دارند که قیمتهایشان متفاوت است، بنابراین میتوانید نسخهای را خریداری کنید که با نیازهایتان همسو باشد. زمانی که به امکانات بیشتر نیاز دارید میتوانید از نسخههای دیگر هم استفاده کنید.
- زبان ساده و آشنا. قوانین حسابداری دوطرفه بسیار قدیمی است. شاید قوانین مربوط به حسابهای نقدی یا اعتباری، حسابرسیها و چارت حسابها، برایتان گیجکننده باشد. اما توسعهدهندگان بهترین سایتهای حسابداری تنها از شما میخواهند که در صورت نیاز یک زبان محرمانه انتخاب کنید. البته حسابداری دوطرفه فرایند پیچیدهای است که باید قوانین آن را دنبال کنید، اما سرویسهایی که ما به شما معرفی میکنیم قوانین پیچیده را پنهان میکنند.
- حسابداری یکپارچه و افزونههای مکمل. آینده حسابداری به دو حوزه بستگی دارد: ابری و یکپارچه. بنگاههای کوچک و بزرگ که رشد بسیار زیادی را تجربه کرده و با موانع مختلفی روبهرو میشوند بهتر است از اپلیکیشن های مدیریت مالی ابری مانند NetSuite یا Intacct استفاده کنند. اما اگر تجارتی به انعطافپذیری یا امکانات خاص مانند صورتحساب، مخارج یا مدیریت موجودی نیاز دارند، میتوانند از صدها افزونه موجود که به سرویسهایی مانند QuickBooks Online و Xero متصل میشوند، استفاده نمایند.
- نسخههای موبایل. ازآنجاییکه اپلیکیشن های حسابداری ابری در هر زمان و مکانی میتوانند دسترسی شما به اطلاعات مالی را ممکن کنند، سازندگان آنها نسخههای تبلت و تلفن هوشمند آن را نیز روانه بازار کردهاند. Kashoo اولین سرویسی بود که اپلیکیشن آیپاد را روانه بازار کرد و One Up هم در اصل برای موبایل ساخته شد و سپس نسخه مرورگر آن به بازار آمد.
- صفحه اصلی تعاملی. برخی از صاحبین تجارتهای کوچک دوست دارند با آمار و ارقام کار کنند، برخی هم ترجیح میدهند در اپلیکیشن حسابداریشان وارد شده، هرکاری که لازم است را انجام داده و به کارشان ادامه دهند. صفحه اصلی تعاملی یا داشبوردهای این وبسایتها دو نقش اولیه دارند. در درجه اول، آنها وظایف مهم را خاطرنشان کرده و به کمک تصاویر، چارت و جدولهایی که مخارج، درآمد و نقدینگی را نشان میدهد، بر وضعیت مالیتان نظارت میکند. دوم اینکه اغلب داشبوردهای این سایتها به صفحهنمایش کار لینک دارند، بنابراین میتوانید قبوض را پرداخت کرده یا صورتحساب بفرستید یا اینکه مبالغ حسابها را به هم انتقال دهید – یا هر کاری که باید در آن روز انجام گیرد.
حسابداری فریلانسرها
حتی کوچکترین تجارتها هم باید جزئیات حساب و مالیات خود را داشته باشند. در حقیقت بیشتر سرویسها حتی یک دلار را هم محاسبه میکنند. بنابراین نیاز تجارتهای کوچک یا فریلانسرها به حسابرسی بهاندازه نیاز رقبای بزرگترشان اساسی است. مشکل اینجاست که نیاز آنها و نیاز رقبای بزرگترشان یکی نیست. اگر تاجر، فریلانسر یا مالک هستید و سیستمهای ابری که شرکتهای بزرگ استفاده میکنند، را به کار میبرید، پس مجبور به پرداخت هزینههای مازاد هستید. در غیر این صورت مجبور هستید صورتحسابهای خود را در دفاتر بزرگ ثبت و ضبط کنید. البته استفاده از آن اشکالی ندارد اما در این دنیای امروز باید از تکنولوژی بهترین بهره را برد زیرا هم امن و ساده است و هم به شما کمک میکند تا به امکانات مختلفی دسترسی داشته باشید.
شک و تردید به خود راه ندهید، برای فریلانسرها و مشاغل آزاد سرویسهای آنلاین بیشماری وجود دارد. بهترین این سرویسها کاملاً مقرونبهصرفه هستند، نسخههای موبایل هم ارائه میدهند، با بانکهای مهم همکاری میکنند، مالیات درآمدی را محاسبه میکنند، گزارش ارائه میدهند و بسیاری از کارهای دیگر. همچنین ممکن است افزونه بسیار زیادی نداشته باشند، در اختیار کارمندان صفحات تعاملی مختلف قرار ندهند و یا بسیاری از امکانات دیگر را نداشته باشند. بهترین این سرویسها در جدول بالا ارائه شدهاند.
رقابت
تا به اینجا اپلیکیشن های مالی ابری را بررسی نمودیم. برخی از آنها برای فریلانسرها مناسبتر است، نه برای تجارتهای کوچک و متوسط، زیرا نقطه قوت آنها در یک یا دو مورد خلاصه میشود، مانند صورتحساب و تخمین مالیات. گروه بزرگتر شامل سرویسهای وبسایتی است که برای تجارتهای کوچک و پیچیده مناسب هستند، شرکتهایی که به اپیلکیشن حسابداری دوطرفه نیاز دارند. هرکدام از آنها امکاناتی دارند که لیست حسابها، مشتری، فروشنده و سوابق هرکدام، لیست مخارج و درآمد، صورتحساب و فرمها و گزارشات، را شامل میشود.
همچنین میتوانید به حسابهای مختلف دسترسی داشته، تراکنشها را دانلود کنید و دادههای مالی را با دادههای موجود در اپلیکیشن مطابقت دهید. برخی از این سرویسها حسابها را ردیابی نموده و با سرویسهای پرداخت هم همکاری میکنند.
خدمات صورتحساب
شما احتمالاً باید صورتحسابهای مشتری را داشته باشید، مگر اینکه فروشندهای باشید که وجه نقد را مستقیماً از خریدار دریافت میکنند. برخی از تجارتها از ورد استفاده میکنند بااینحال باید برای جمعآوری صورتحساب روش مجزایی وجود داشته باشد. اگر تنها کاری که میخواهید انجام دهید ارسال صورتحساب به مشتری است، در آن صورت روشهای مؤثر و یکپارچهای وجود دارد. Zoho Invoice یک اپلیکیشن ابری برای این کار است، همچنین Hiveage و Invoicera. تمام این سه ابزار برای ارسال و دریافت صورتحساب استفاده میشوند، اما در دریافت و پیگیری پرداختی هم به شما کمک خواهند کرد.
خدمات پرداخت قبض
پرداخت قبض بهاندازه ارسال صورتحساب خوشایند نیست اما باید انجام شود. شاید در حال حاضر از طریق وبسایت بانک این کار را انجام میدهید، که شاید از این سرویس برتر باشد. برای پرداخت قبض سرویسهای مختلفی وجود دارند که البته دارای محدودیت هستند. وبسایت Bill.com به شما کمک میکند قبوض را پرداخت نموده و صورتحساب ارسال کنید، اما باید ماهانه 29 دلار پرداخت کنید و این مبلغ تنها برای پرداخت خودکار است. اگر این مبلغ زیاد است میتوانید از Wave استفاده کنید که رایگان بوده اما تنها ابزار پرداخت قبض ارائه میدهد.
نرمافزارهای حسابداری کامپیوتر
نرمافزارهای حسابداری کامپیوتر در دهه 90 بسیار محبوب بودند اما از آن دهه به بعد در آن تغییرات زیادی انجام نشده است. QuickBooks (نسخه دسکتاپ)، Sage 50c (که در ابتدا Peachtree Accounting نام داشت) و AccountEdge Pro (نام قبلی آن: MYOB)، از جمله نرمافزارهای کامپیوتری هستند که آخرین مورد در جدول بالا آورده شده است.
اگرچه امروزه نرمافزارهای حسابداری آنلاین مختلفی در بازار وجود دارد اما باید بدانید که این نرمافزارها در مقایسه با اپلیکیشن های ابری امکانات بیشتری دارند، سریعتر هستند، و حتی بدون اتصال اینترنت هم میتوانید از آنها استفاده کنید. البته این نرمافزارها هم در این سالها از جهاتی به اینترنت وابسته هستند (بانکداری آنلاین، اپلیکیشن های یکپارچه موبایل و غیره)، اما بدون اتصال به اینترنت هم میتوانید از آنها استفاده کنید.
محدودیتها
برخی از اپلیکیشن های تجارتهای کوچک آنچنانکه باید پیشرفته نیستند. Sage One Accounting توسط کمپانی Sage که سرویسهای حسابداری کامپیوتری و ابری عرضه میکند، ساخته شده است. WorkingPoint دارای محدودیتهایی است که در سرویسهای رقیب دیده میشود، مانند دسترسی به موبایل و یکپارچگی با اپلیکیشن های مشابه. ZipBooks جدیدترین است که امکانات کمی دارد اما در حال ارتقا است.
بهترین انتخاب
از کجا میخواهید بدانید کدام سرویس وبسایتی برای تجارت کوچک شما مناسب است؟ مطمئناً نمیتوانید گزینهای پیدا کنید که با تمام نیازهای شما همسو باشد. همچنین نیازهای امروز شما نباید با نیازهای یک سال بعدتان یکی باشد.
بهترین اپلیکیشن انتخابشده باید به این عوامل بستگی داشته باشد:
- توانایی دریافت اطلاعات موجود
- ثبت اطلاعات، وظایف و دسترسی به آنها
- ظاهر و شرایط (استفاده راحت و جهتیابی)
- تعداد افرادی که میتوانند به سایت وارد شده و از آن استفاده کنند و امکان محدود کردن صفحات نمایش داده شده و اقدامات
- سفارشیسازی و مقیاسپذیری
- کیفیت اپلیکیشن های موبایل و افزونهها
- دسترسی کاربران و کیفیت آن
- هزینه اشتراک
در حوزه حسابداری شرکتهای کوچک رقابت بسیار بالایی وجود دارد، گرچه این رقابتها سالم هستند اما تصمیمگیری را برای شما دشوار میکنند. جدول بالا را خوب بخوانید، هرکدام از سرویسها را بررسی کنید و هزینه استفاده از آن را در نظر بگیرید. شاید نیازهای امروز شما با نیازهای پنج سال بعدتان یکی نباشد اما ممکن است چشماندازتان تغییر کند. بنابراین سرویسی را انتخاب کنید که با نیازهای امروز شما یکی باشد.
دیدگاهها